Obvezujući dokumenti. Kako pravilno šivati dokumente?

Prije rada s dokumentacijom potrebno je temeljito poznavanje velikog broja potrebnih uputa vezanih uz upravljanje tijekovima i zapisima. Ovi su standardi vrlo složeni i sadrže veliki broj svih vrsta malih detalja i nijansi. Kako šivati dokumente do ugla? Što sadrži priloženi oglasni prostor? Je li moguće poslati računovodstvene dokumente s termoizolacijskim strojem? Zapovjednik službenika ima nešto za lomiti glavu.

Trivična materija?

Na prvi pogled postupak za podnošenje predmeta i stavljanje u arhiv je vrlo jednostavan, ali praksa pokazuje suprotno. U slučaju kršenja bilo kojeg pravila uredskog rada, ova institucija će odbiti prihvatiti predaju dokumenta i morat ćete ponovno započeti svu djelatnost. Ako se takve situacije već događaju u vašem životu, pročitajte naš članak - pokušat ćemo razumjeti ovo pitanje.

Zašto podnose dokumente? Postoje li kakvi standardi koji upravljaju ovim postupkom? Da, i mnogi od njih. To se prije svega odnosi na metodološke preporuke za upravljanje zapisima, koje su u prosincu 2009. godine odobrene po nalogu Rosarkhiva. Na drugom mjestu - na GOST R 51141, posvećen arhivskom poslovanju i upravljanju dokumentima, koji sadrži sve potrebne definicije i uvjete. Osim toga, postoje i druge pravne norme prema kojima je dokumentacija povezana.

Počnimo s poklopcem

Ako kazalište počinje s vješalicom, onda naš postupak - ne drugom nego s poklopcem. I izbor kartona "kora" - jedan od prvih zadataka u procesu "ambalaže" dokumenta. Na prvi pogled, nećete naći razliku između brojnih postojećih sorti. No, budući da ste usko gledali, shvatit ćete da su pokriva standardni, nestandardni, a također se koriste za dugoročno pohranjivanje.

Najčešće možete naći standardni format prikaza 229h324 mm. Koristi se u svim slučajevima kada su ušivenim listovima standardne veličine. Ako, iz nekih razloga, dokument ima prilično specifičan izgled i parametre, potrebna je nestandardna inačica pokrova. Posljednja vrsta odnosi se na onaj u kojem će se dokumenti spremati na 25 godina ili više.

Prema zakonu, takvi pokrivači su napravljeni samo od čvrstog kartona zbog značajnog radnog razdoblja. Potrebno je poduzeti mjere za očuvanje odgovarajuće vrste dokumenta i njegove prikladnosti za uporabu nakon ozbiljnog vremenskog intervala. Dokumenti namijenjeni za dostavu u državni arhiv pohranjeni su u pokrivačima napravljenim od takvog materijala kao kartona bez kiseline.

Razgovarajmo o numeriranju limova

Prije pravilnog podnošenja dokumenata s niti, svi moraju biti presavijeni u pravom slijedu. Nakon toga se postupak numeriranja provodi jednostavnom jednostavnom olovkom. Ovdje je glavno pravilo numeriranje listova, a ne stranica dokumenta. Na svakom listu u gornjem desnom kutu nalazi se arapski broj. Istodobno, naši se tekstovi ne bi trebali "pretraživati". Opće brojenje listova ne uključuje popis dokumenata.

Kakve su suptilnosti u postupku numeriranja? Ako broj dokumenata koje treba priložiti uključuje slovo ili nekoliko njih, prvo, omotnica je numerirana, a zatim naizmjence - svaki od listova u njemu. Ako je broj dolaznih jedinica veći od 250, uobičajeno je podijeliti u nekoliko svezaka. Svaki od njih ima svoje brojeve.

Unutar arhivske datoteke mogu postojati i dokumenti koji imaju vlastiti zasebni brojčani broj stranica, primjerice izdavanje časopisa. No, podnošenje slučaja u arhivi, numerirani su među ostalima bez narušavanja općeg poretka.

Ako priloženi list ima veliki format, uobičajeno je proširiti ga i staviti broj desno u gornjem kutu. Trebao bi biti slobodan pristup tekstu. Ako se na bilo kojem od listova zasebnih fragmenata zaglavi s nemogućnošću njihovog odspajanja, cijeli dani paketi su numerirani kao jedan. Uvijek je potrebno napraviti inventuru svakog od zalijepljenih komada, što se vrši na leđima ili na slobodnom prostoru. Oznaka zalijepljenog dokumenta mora biti prisutna na natpisu ili u bilješkama općeg popisa s navedenim imenom. Najčešće takvi privodi koji nisu zaposlenici su čekovi, ekstrakti ili fotografije.

Ispravljanje grešaka i inventarizacija dokumenata

U slučaju da se tijekom radova prihvati neka manja pogreška (na primjer, nedostaje par listova), umjesto ponovnog brojanja cijelog polja, možete ponovno upotrijebiti oznaku slova. Međutim, brojevi na drugim plahtama ne mijenjaju se. Uklanjanje takvih grešaka moguće je samo u dogovoru s osobljem arhive. Ako se pronađu velike pogreške, dokument bi trebao biti ponovno numeriran. Stari likovi u ovom slučaju prelaze što je moguće pažljivije i naprave nove. Istodobno, ažurirano numeriranje ponovno potvrđuje natpis na riječi.

Bez inventara nećete dobiti nikakav arhivski posao. Informacije sadržane u njoj odnose se na naslov dokumenta, datum sastavljanja, bilješku i sam tablicu, što označava brojeve redoslijeda listova, njihov broj i bilješke (ako je potrebno). Završava s informacijama o broju dokumenata u obliku likom dupliciranog riječima, a sve je zapečaćeno potpisom činovnika s dešifriranjem imena.

Kako pravilno šivati dokumente s temama

Kada započnete postupak šivanja, trebali biste provjeriti jesu li svi potrebni materijali i alati na dohvat ruke. Osim samog slučaja, trebat će vam šiljka, igla, karton za podnošenje dokumenata i posebne teme. Budući da su potonji opskrbljeni šavom, krilom ili probušenim niti L-210. Potonja sorta se češće koristi za potrebe uredskog rada.

Na početku posla, sve spajalice i ostali metalni predmeti se uklanjaju iz dokumenta, a listovi se datoteke ravnomjerno preklapaju s urednom stopom. S lijeve strane na terenskom prostoru izrađuju se tri rupa s iglom ili šiljkom. Postavljanje ih je najbolje usred slobodnog prostora koji se nalazi lijevo za uvlačenje, tj. Na udaljenosti od oko jedan i pol centimetara. Ova napomena je važna jer inače će ih biti teško čitati nakon podnošenja dokumenata.

Savjeti za praktičnost

Ako vam glatke rubove rupa imaju od temeljne važnosti za vas, uzmite udarac. Ali zapamtite da je previše ploča previše teško za njega. Provjerite jesu li sve tri rupe ravnomjerno razmaknute i razmaknute oko 3 cm jedna od druge, a srednji treba pasti na sredinu stranice.

Da biste spriječili oštećenje naslovne stranice i propadanje posla, često se preporučuje postavljanje prednjih i stražnjih sjedala ispred straga i pojačavanje traka kartona. Preko nje će se proći nit. Njegova uobičajena veličina je 70 cm, ali u svakom pojedinom slučaju to ovisi o debljini stog.

Kako ubaciti 3 rupe

Ovdje je sadržaj algoritma za takav podnošenje dokumenata. Prvo, igla se prolazi kroz sredinu rupa, pri čemu je kraja konca preostala na donjoj strani. Zatim ga stavite u gornji dio rupa. Kao rezultat toga, oba kraja su stavljena na skretanje hrpe probijenih ploča. Igla se povlači kroz dno rupe i navuče na prednju stranu. Zatim ponovno spustite iglu u srednju rupu. Tako je naša nit pronađena kroz sve potrebne rupe, nakon čega su oba kraja pričvršćena na stražnjoj strani dokumenta snažnim čvorom. Savjeti su dužni oko 5 cm.

Izravno na čvoru zalijepljen je papir s verbalnim natpisom. U nastavku ćemo razmotriti tehnologiju proizvodnje.

Dokument se može povezati s 4 rupe. Kako to učiniti? Postupak uopće nije kompliciran. Četiri se otvora simetrično raspadaju s rasporedom na jednoj osi. Ostavljajući rep lanca sa stražnje strane prve rupe, ubodemo šavove, a zatim vezujemo čvor na isti način kao što je gore opisano. Firmware mora biti dupliciran dva puta kako bi se osigurala jačina i pouzdanost.

Pismo jamstva

Sljedeći korak nakon numeriranja i firmwarea dostavlja naš slučaj verbalnim natpisom. Što je to? To je naljepnica koja mjeri 4x6 cm s tekstom "Šav i brojevni listovi" (broj njih označen je na slici i riječima). Zatim se navodi rad zaposlenika koji je podnio dokument s datumom i osobnim potpisom. Ako je odobrenje potrebno pečatom, to također treba primijetiti. Natpis je zalijepljen na čvor koji smo pleteni, a krajevi moraju ostati slobodni. Potpis je stavljen na kraju cijelog postupka, kada je ljepilo već suho. To je učinjeno kako bi se spriječilo razmazivanje. Tiskanje (ako je dostupno) nalazi se na listi, djelomično na samom natpisu.

I tek nakon spajanja, numeriranja, zapečaćenog potpisom i pečatom, može se poslati u arhivu.

Odnos prema natpisnom znaku mora biti ozbiljan i pažljiv. Ona je dokumentarna dokaz nepovredivosti slučaja. U slučaju kršenja njezina integriteta ili pristranosti, kontrolna tijela ne mogu prihvatiti dokument, ili se može osporiti na sudu.

Što i zašto šćućemo

Svi dokumenti koji podliježu predaji arhiva ili bilo kojoj od inspekcijskih tijela, uključujući poreznu inspekciju, mirovinski fond i mnoge druge, zajedno su šavani zajedno. Ne možete staviti dokumente zalijepljene zajedno ili spojene na stapler. Kao što je već napomenuto, ako postoje razlike u normama vođenja evidencije, jednostavno ga nećete primiti.

Takav postupak je uglavnom podložan dokumentima osoblja i računovodstva. Oni od njih, papirologija za koje su završeni, godinu dana kasnije biti pohranjeni u arhivi organizacije ili poduzeća. U posebnim arhivskim ustanovama prenose se slučajevi s prošlim zakonskim razdobljima čuvanja. Određuje se zakonom, ovisno o vrsti dokumenta. Na primjer, potrebno je najmanje 75 godina za pohranjivanje bilježnika, knjiga ekonomskog računovodstva i dokumenata s informacijama o osoblju.

Rok trajanja dizajna crteža je mnogo manje - samo 20 godina. Fotodokumentacija se uzima 5 godina. Arhivske institucije podliježu predaji poduzeća, kako javnih tako i privatnih poduzeća. Istodobno, zadatak bilo koje ne-državne strukture je sklapanje ugovora s Federalnom arhivskom službom o tome.

Treba imati na umu da samo oni koji imaju ovu dužnost u opisu posla imaju pravo umetati dokumente. U slučaju slabe povezanosti dokumenata s vama se čekaju određene sankcije, osobito ako postoje promjene ili manjkovi određenih važnih listova.

Vratimo se tehnologijama veziva

Gore opisane metode šivanja odgovaraju i za arhivu i za poreznu inspekciju. No, podnošenje računovodstvenih dokumenata, pohranjenih dulje vrijeme (više od 10 godina), trebalo bi biti osobito snažno - češće na 5 rupa. Natpis za provjeru napravljen je na posebnom papiru za tkivo kako bi jasno vidio čvor ispod oznake i nije bilo sumnje u integritet dokumenta.

Ako se u uredskom okruženju rupe provlače uobičajenim uredskim bušilicama, tada se, ako je potrebno, velika količina papirnatih dokumenata (na primjer, u tiskarama) koristi za profesionalnu opremu u obliku papirnih bušilica ili strojeva za vezivanje. Takvi mehanizmi imaju ozbiljan kapacitet i mogu biti ručni ili električki pogonjeni.

Strojni mehanizam

U središtu tih sustava ili strojeva je klasična metoda korištenja izvora. Takav stroj za uvezivanje opremljen je perforacijskim uređajem. Drugi mehanizam je pričvrstiti dokument na oprugu od plastike, nakon čega se na dnu i na vrhu jedinice dodaju kartonski ili plastični pokrivači.

Prednost stroja za vezivanje je mogućnost učvršćivanja vrlo voluminoznih dokumenata. Debljina bloka može doseći do 500 stranica. A također - mogućnost brisanja ili dodavanja stranica i listova na već isprepletenu dokumentaciju. Nedostaci su prilično ozbiljne naporosti i ne prevelike snage.

Ako je stroj za uvezivanje dokumenata opremljen metalnim oprugama, za koji je postavljen određeni korak i bušeni su bušeni, papirni blokovi se stavljaju na elastičnu oprugu od čelika koja se zatim komprimira i zatvara. Prednosti uređaja s metalnim oprugama - u više predstavljanju konačnog oblika i povećanu pouzdanost u usporedbi s vezanjem opruga izrađenih od plastike. No, ne možete umetnuti ili ukloniti listove bez oštećenja.

Uz opruge, postoje uređaji koji djeluju na principu vezanja na plastični češalj čiji su zubi uvijen. Postoji i vezanje za spiralu, koju znamo iz kalendara kalendara, bilježnica i dnevnika. Nakon probijanja rupa u njih, spiralni vjetrovi (3-4 ručno, ostatak automatski).

Napredak ne prestaje

Što je toplinsko vezanje? Ovo je moderni stroj za uvezivanje dokumenata, u kojem je moguća brza i jednodjelna veza. Uz pomoć termo-veznih strojeva moguće je dovršiti veliki broj materijala, kao i izraditi pojedinačne kopije. Ova je opcija posebno prikladna za slanje izvješća, ugovora i promotivnih materijala.

Stroj radi za ovu vrstu vezivanja pomoću toplinskih pukotina i termalnih ploča različitih boja i veličina. Ovisno o broju listova kutije, odabire se toplinski pokrov određene debljine, a sve se stavlja u aparat. Unutrašnjost kraja poklopca nanosi se slojem polimernih ljepila. Stroj je opremljen grijaćim elementom, zbog kojeg se taj polimer rastopi, a svi listovi su lemljeni u vrući sloj.