Elektronički dokumenti između organizacija: kako se to radi?

Upravljanje elektronički dokument (EDM) - brz način za dijeljenje informacija se temelji na uporabi elektroničkih dokumenata s virtualnim potpisa. On je odavno priznati u razvijenim zemljama svijeta kao učinkovit alat za operativno poslovanje.

srce

Elektronički dokumenti između organizacija - skup procesa za stvaranje, obradu, administraciju, prijenosa, stjecanja, održavanja, korištenja i uništavanja dokumentacije. Svi ti procesi se provode nakon provjere cjelovitosti i potvrdu o primitku dokumenata.

Pravila cirkulaciju dokumenata između pravnih osoba provodi se na temelju sporazuma stranaka. Razmjena informacija obavlja se putem telekomunikacijskih objekata i dokumenata pohranjenih na elektronskim medijima. Rok trajanja računovodstvenih podataka ne smije biti veća od onoga koji je postavljen na zakonodavnoj razini.

Organizacije mogu komunicirati jedni s drugima formalnim i neformalnim dokumente s potpisima sudionika. U poslovnom sektoru to može uključivati: fakture, ugovore, račune, ugovore, sporazume, narudžbe, obavijesti, punomoći, i sl Informacije se mogu prenositi u obliku teksta, tabličnih i grafičkih datoteka.

Svrha uvođenja EDI

Preduvjet za uvođenje EDI može biti:

• smanjenje rutinskog rada;
• smanjenje gubitka dokumenata;
• „Transparentna”, rad s dokumentima;
• povećanje performansi discipline - objavljivanje dokumenata u određenom roku, itd ...

Među kvantitativne ciljeve može se određuju na sljedeći način:

• Smanjenje vremena za obradu Dokument 10 puta.
• Smanjenje troškova ureda na pola.

Elektronički dokumenti između organizacija: kako se to radi

U skladu s domaćim pravom, elektroničkih dokumenata između organizacija provodi uz suglasnost obje strane. Za razmjenu podataka, potrebno je da su svi sudionici povezani s opremom operatora. Zatim, korisnik treba poslati zahtjev za dodavanje na popis ugovornih strana. Nakon sudionici potvrde sustava mogu komunicirati.

EDI modul će morati obavljati sljedeće funkcije:

• Pozovi ugovorne za razmjenu podataka.
• Generiranje adresar.
• Integracija s računovodstveni softver, kao što su 1C.
• Potpisivanje i šifriranje dokumenata.
• Struktura korespondencija.
• Praćenje stanja slova.

Elektronski dokument između organizacija provodi pomoću certifikata. Povezivanje s poslužiteljem i autentifikacije provodi se kroz osobni digitalni certifikat. Elektronički potpis se izdaje svakog korisnika sustava, pohranjen na elektroničkom mediju zaštićenom i Token PIN koda. Korisnik mora unijeti svoju lozinku za prijavu na osobni ured. Tek nakon toga će dobiti pristup svojim dokumentima.

Pokrenuti proces razmjene može svaki član organizacije, spojen na sustav. Prije nego što pošaljete dokument na drugu osobu, ona mora biti potpisan elektroničkim potpisom. Ova operacija se izvodi pomoću „kripto” program. Dokument se šalje putem EDI. Izvođač zaposlenik prima obavijest o novom dokumentu. Ako on to prihvati, on stavlja EDS. Ako želite napraviti promjene u dokumentu, stvara novu elektronsku verziju. Po završetku uređivanja želite spremiti promjene pomoću elektroničkog potpisa. Dokument se zatim šalje na promjene u stranom. Ako je to potrebno da bi elektroničke informacije podudaranje.

Ako želite ponovno napraviti promjene, a zatim i cijeli postupak se ponavlja opet. Ako tvrdi da je nova verzija nije prisutan, dokument se poštuje. Konačni uzorak smatra se da je potpisao dva elektroničkog potpisa. verzije ce dokument pohranjen na poslužitelju i dostupni su za gledanje. Nakon što je uzorak s obzirom na status struje, izmijeniti dokument neće raditi. Frustriran ugovori s obzirom na status „Poništeno”. Evo kako napraviti elektroničkih dokumenata između organizacija.

oprema

Ono što je potrebno za elektronskih dokumenata između organizacija? Prvo, morate odabrati davatelja usluga i instalirati poseban softver za razmjenu informacija. Drugo, sa svakim ugovorne strane s kojima organizacija namjerava provesti e-pošte, morate potpisati „Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata.”

Također je potrebno utvrditi EDI server na kojem će se pohraniti sve dokumente. To može biti kao opremu kupca, i „oblak” za pohranu. Pristup podacima iz izvan sustava kroz primjenu, koja je instalirana na opremi organizacije. Računalo interakcija s poslužiteljem obavlja se preko HTTP s dodatnim SSL enkripcije 128. pristup dokumentima provodi se samo kroz sučelju aplikacije i nakon položenog provjeru autentičnosti.

projekt EDC

Proces projekt automatizacije može trajati od nekoliko mjeseci do nekoliko godina. Pojam izravno ovisi o broju procesa koji trebaju automatizacije, resursa i financijsku sposobnost organizacije. Kratki spoj provođenje EDC kako slijedi:

• Stvaranje radne skupine.
• Formiranje ciljeva, rokova i proračuna.
• Studija postojećih procesa.
• Razviti posao.
• Vyrob EDI sustava.
• Potpisivanje sporazuma o provedbi SED.
• Donošenje propisa.
• Punjenje sustav direktorija.
• obuku osoblja.
• Provođenje preliminarnih ispitivanja.
• Objava o provedbi SED reda.
• Daljnji razvoj softvera i radnih pravila.
• Pokretanje pilot projekta.
• Potpun prijelaz u EDI.

provedbe EDI pogreške

U procesu automatizacije dokumenata treba dati posebnu pozornost na procese u kojima se zakon zahtijeva prisutnost nosača papira. Dvostruki papirnatih dokumenata elektroničkim putem je nemoguće. To je znatno usporava proces rada i izazvati negativan stav prema automatizaciji u cijelom procesu. Za provedbu dual rada nitko ne plaća.

U postupku provedbe novih propisa treba razvijati za rad s dokumentima, željezničke osoblja, a tek onda se uključe u punoj provedbi. To se može postići samo ako se prenijeti na zaposlenike prednosti korištenja novih tehnologija.

Još jedno popularno pogreška - loša studija na sed zahtjevima. Ako korisnici moraju raditi u nepodešeni sustav, proces EDI razlikuje od usvojen u organizaciji.

Elektronički dokumenti između organizacija: pro i kontra

prednosti:

• Smanjenje proslijediti izvorne dokumente troškovi pošte.
• Uštedite prostor za pohranu dokumenata. To sve je pohranjena u elektroničkom obliku.
• Jednostavan za uporabu. Slanje dokumenta vrši se s jednog mjesta. Brzo pretraživanje dokumenta provodi po statusu (poslane, primljene i prihvaćene od strane r. D.).
• Instant isporuke. Sve informacije šalje se primatelju za nekoliko sekundi.
• Dokument ne može biti izgubljen do isteka njegove pohrane u sustavu.

nedostaci:

• Kako koristiti proizvod, morate kupiti licencu koja košta.
• Komunicirajte često samo između sudionika istog sustava.
• Elektronički dokumenti između organizacija u 1C ili koristeći bilo koji drugi softver razlikuje od već koristi shemu. Uvođenjem novog algoritma, svi zaposlenici imaju pitanja o vođenju poslova.
• Tehnička oprema. Prije uvođenja EDI organizacija treba kupiti opremu i pripremiti osoblja za upravljanje novim sustavom.
• EDM se izvodi pomoću elektroničkog potpisa, od kojih je valjanost je 1 godinu. Potrebno je pratiti i odmah ažurirati potvrde. Također je potrebno kontrolirati postupke izvođačima certifikata, kako bi izbjegli probleme s porezom.

zakonska regulativa

Što aktima regulirati elektroničkih dokumenata između organizacija? Ruski zakon uključuje savezni zakon №63 «o elektronskom potpisu”, pravila dokumenata u Saveznoj porezne službe su registrirani u nalogu Ministarstva financija broj MMV-7-2 / 168. Organizacije EDI između naloga na temelju financije № 50N. Uvjeti primarnog računovodstvenih dokumenata razmjene u elektroničkom obliku propisane u Federalni porezne usluge reda broj MMV-7-6 / 36 @. Svi operateri u procesu aktivnosti EDM treba biti vođena od strane Reda Federalne porezne službe № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektronički dokumenti između organizacija „VLSI” daje korisnicima sljedeće prednosti:

• Mogu slati dokumente na svaku organizaciju koja je registrirana na teritoriju Ruske Federacije. Ako je druga ugovorna strana nije strana u sustavu „VLSI”, zaposlenik jednostavno kontaktirati s predstavnikom organizacije i da će ga poslati na e-mail poziv za sudjelovanje u sustavu. Odmah nakon potvrde razmjena informacija između sudionika će se provesti bez posrednika.
• Instalirajte softver na računalo nije potrebno. Dovoljno je imati trenutne verzije preglednika i pristup internetu.
• Za rad s podacima ne treba poseban program. Ako je izvješće izvorno je pripremljen u third-party softver, kao što su 1C, moguće je konfigurirati integraciju s „VLSI” sustava.
• Standardni oblik dokumenta nije postavljen. Možete slati tekst, proračunske tablice datoteke, slike i tako dalje. D.

SKB "Kontur"

Jedan od prvih softver razvijen u Rusiji je također angažiran u nabavu opreme, kroz koje elektronskih dokumenata između organizacija. „Kontura” DiaDoc razvio sustav kojim je razmjena elektronskih dokumenata. Značajka sustava je da pristup podacima može se dobiti u inozemstvu. U tu svrhu tvrtka je razvila u roaming tarife. Po želji, mono pristupnih podataka putem API-ja.

Što vam je potrebno?

Za povezivanje EDI, tvrtke moraju kupiti:

• licencirani softver;
• poslužitelj;
• nadogradnju opreme;
• vlak osoblje;
• prilagoditi i integrirati ECM za korištenje s unutarnje prostore.

Takve investicije je potrebno provesti kako bi se povezali elektronički dokument između organizacije? Uključivanje u cijenu savjetovanja tehničku podršku i ažuriranje softvera SED - druga faza ulaganja. Ovi troškovi će morati platiti mjesečno.

zaključak

Za zamjenu papir-based e-mail stigne. To ne samo da smanjuje troškove organizacije za obavljanje procesa, ali i povećati učinkovitost poslovanja u cjelini. Za EDI uspješno funkcionirati, potrebno je jasno formulirati ciljeve i implementaciju sustava za pravilno podešavanje opreme.