Usklađivanje i standardizacija dokumenata. Razvoj ujedinjenja i standardizacije dokumenata

Znanstveni i tehnološki napredak i pojava višestrukih oblika vlasništva dovela je do širenja trgovine-ekonomskih i socio-kulturnih odnosa. Oštro pojačane procese u društvu pod utjecajem proliferacije količine protoka informacija koje su potrebne za pravilan rad jedinice za upravljanje.

Što je unifikacija dokumenata

Bez obzira na opseg i područje: da li javne djelatnosti ili industrije, obrazovanja i zdravstva - ruku ujedinjenja i standardizaciju dokumenata postupno izblijediti u pozadini. Od početka prošlog stoljeća obradu podataka šifrirati ih postupno prelaze iz ruke u mehanizirane metode, i dalje - do automatiziran.

Tako prošao racionalizacije dokumentaciju. Koncept „ujedinjenja i standardizaciju dokumenata” je zamišljen u ovoj fazi. Međutim, u svim fazama rada i poboljšanje podataka postoji jedan i isti problem. Donesite automatizirati kaos nemoguće, jer taj proces mora prethoditi ujedinjenja i standardizaciji dokumenata u cjelini. Drugim riječima, samo uređenje papir, možete početi njihovu obradu i uporabu.

Ciljevi ujedinjenja

Ključni aspekti optimizacije službeni administrativni, ekonomski i bilo koje druge aktivnosti su ujedinjenje i standardizacija dokumenata. Ukratko objasniti kako se ovaj koncept može donijeti dokument na generički predložak, ujednačena sustava. Ovaj proces ima ogroman utjecaj na neposrednu pripremu svake dokumentacije. Načela standardizacije i objedinjavanja dokumenata su kako slijedi:

1. Ujedinjeni pisanju oblika.
2. Postavljanje jednake zahtjeve za upis podataka, što je rezultiralo u istoj vrsti odlučivanja.
3. Značajno smanjenje troškova različite prirode pripremu i uređenje materijala.
4. Kompatibilan set uniformi baze podataka, bez obzira na industriju i aktivnosti.

Funkcije jedinstven tijek rada

Treba razumjeti da sve aktivnosti usmjeriti i kontrolirati organizacije, tvrtke, zemlja, nakon svega, je sustav u kojem svaki element postaje jedno ili drugu funkciju. Među njima su opći (ili tipično) - one koje su inherentne u radu bilo koje institucije: organizacijske, upravne, izvršne funkcije planiranja, računovodstva, itd U međuvremenu, aktivnosti pojedinih organizacija su inherentne u posebnim funkcijama. Na primjer, ciljeve i zadatke, na temelju provedbu obrazovnih aktivnosti su tipični samo za predmete u ovoj oblasti.

Što je sustav dokumenata

Sustav Ujedinjenje i standardizacija upravljanja dokumentima je materijal formiran na osnovu njihovog odnosa prema:

• opremljenog pojava;
• odredište;
• industrija;
• tipa;
• Zahtjevi za kompilaciju.

Koji su dokumenti u jedinstveni sustav

Dokumentacija sustava može biti obschefunktsionalnoy i industrije. S obzirom na prve vrste, ovdje treba se postave pitanja. Industrija sustavi uključuju dokument odražava specifičnosti poduzeća ili organizacije. Na primjer, standardizacija i usklađivanje carinskih isprava će sadržavati materijale koji reguliraju na graničnom kontrolom države i prelaze izvozi postupak, uvezene robe.

Što se tiče materijala su međusobno povezani i kako je odnos između dokumenata dva sustava - funkcionalna i industrija ovisi o mnogim čimbenicima. Konkretno, njihova vrijednost je zadano na prirodu aktivnosti organizacije. Osim toga, ujedinjenje i standardizacija administrativnih dokumenata uvijek ne podrazumijeva stvaranje odredbi o organizacijskim, izvršne ili administrativnim poslovima. U međuvremenu, Plan organizacijska i administrativna dokumentacija koja sadrži osnovne kontrolne točke, upravljanje, suradnju i nadzor rada državnih tijela, poduzeća, odjela i službenika na temelju industrije i funkcionalne strukture.

Glavne faze ujedinjenja i standardizacije

Problemi standardizacije i harmonizacije trgovinskih dokumenata često nastaju zbog zastoja u raspodjeli blok organizacijske i administrativne dokumentacije da je za takve sustave je pravna pomoć. Provođenje pravovremeno usklađivanje trgovačkog poduzeća za upravljanje dokumentima uključuje:

1. U okviru jedinstvenih oblika dokumentarcu će uspostaviti odgovarajuću nomenklaturu.
2. Opći model zgrada dokumentacijskog sustava temelji se na obrascu, uzet kao model.
3. Posebna pažnja posvećuje se sintaktičkim pravilima građevinske dokumentacije.

Prije tog ujedinjenja i standardizacije izvornih dokumenata održan sa svim zahtjevima za materijale u svim fazama izrade, punjenje, obrade i spremanja. Smatramo i psihofiziološke ljudskih sposobnosti i parametara stroja i tehničke opreme.

Značajke stvaranju standarda

Važno je napomenuti da su rezultati procesa ujedinjenja bila je donijeti najčešće korištenih predložaka za zajednički pravni oblik. Standardi razvijene za usluge, proizvode i zapošljavanju imaju objašnjenje u saveznoj zakonodavnoj razini. Koncept „ujedinjenja i standardizacije dokumenata” u ovom slučaju je određena od strane državnih aktivnosti na fiksacija normi i specifikacija za višekratnu uporabu na dobrovoljnoj osnovi.

Zadatak stvaranja standarda kako bi u sferi proizvodnje i povećati konkurentnu kvalitetu proizvoda, usluga ili radova. Standardizacija i usklađivanje trgovinskih dokumenata također ima za cilj postići informacije i tehničku kompatibilnost.

Problemi povezani s ujedinjenjem vanjskotrgovinske dokumentacije

Nadalje, pojam „standardni” ne znači samo normativni sadržaj dokumenta. Zakon jasno navodi mehanizam dobrovoljnog nisu prisilne uporabu. Državni standardi zamijenjeni su prilično brzo državljanin. Nakon uvođenja temeljitih promjena ostaje samo problem standardizacije i harmonizacije trgovinskih dokumenata.

Posebno akutna, i do danas je pitanje državnim standardima koji reguliraju proces pripreme dokumentacije za izvezene proizvode. Prema jedinstvenom sustavu, usvojio Saveznog zakona o „na tehničke regulative” od 2003/1/7, čije odredbe su prisutni u njemu, ne u potpunosti u skladu sa zahtjevima standardizirane dokumentacije, međutim, i dalje će se koristiti masovno danas.

Uloga Državnog odbora za normizaciju u procesu ujedinjenja i standardizacije

Usklađivanje i standardizacija dokumenata - put ruskog državnog standarda. Bilo sve-ruski klasifikatora tehničke, ekonomske, socijalne stječe pravnu snagu odmah nakon državnog registracije. Nadzor nad provedbom svih zahtjeva uključenih u pojedinačnim aktima, prenosi ruska državna Standard i druga tijela ovlaštena od strane države u određenom nadležnosti.

Glavni pravci ujedinjenja i standardizaciju dokumenata za uspostavu jedinstvene uzorke, predložaka obrazaca. To može biti standardi potrebni u izradi dokumentacije za standarde za pojedine vrste robe i jedinstvenog dokumentacijskog sustava. Potonji je materijal sustav koji je stvorio jedan set pravila i uvjete. Jedinstveni sustav dokumentacija sadrži, u pravilu, podatke potrebne za provedbu funkcija upravljanja u određenoj sferi utjecaja.

Glavni jedinstven i standardiziran sustav u Rusiji

Do danas, među jedinstvene sustave ističu:

• Struktura se odnosi na dokumentaciju organizacijske i administrativne prirode;
• Sustav kontrolira dokument na bankarske institucije;
• Usklađivanje i standardizacija računovodstvenih dokumenata i knjiga računa i financijskih evidencija institucija u javnom sektoru;
• sfere statističke dokumente;
• dokumentacija sustava upravljanja pitanjima rada;
• standardizirani dokumenti za vanjsku trgovinu.

Prema tome, svaki od navedenih sustava isporučuje svoj državni standard, koji se razvije središnje odjela vlade da koordinira rad na određenom području djelovanja. Na primjer, Ministarstvo financija u Rusiji je odgovoran za stvaranje obrazaca za računovodstvo i bankarstvo dokumenata. S druge strane, Rosarchiv identificirati uzorke organizacijske i administrativne dokumentacije. Te iste vlasti kažu pojedinosti dokumenata. Njihovo ujedinjenje i standardizacija uključuje stvaranje oblika koji će se koristiti u određenoj industriji.

Detalji i oblicima dokumenata u procesu standardizacije

Detalji o dokumentu smatraju da to nije obvezno element, bez kojih je nemoguće proći formalizaciju postupaka registracije materijala. Za detalje pogledajte potpis, pečat, pečat, datum, tekst, itd Naravno, za svaku vrstu službenog dokumenta koriste zaseban skup podataka. U tom slučaju, svaki od ujedinjenja sustava ostvaruje se stvara oblik modela dokumentacije za jedan od sustava. Na temelju nje razviti najprikladnijih detalje svih dokumenata koji pripadaju određenoj bazi podataka.

Oblik, kao što je već spomenuto, je oblik predložak dokumenta. Takav model u pisanom obliku utvrđenom području primjene uzima u obzir njegovu veličinu, margine i uvlake, posebice stvaranje strukturne mreže i glavne detalje.

Usklađivanje i standardizacija dokumenata organizacijskih i administrativnih područja pridonosi jednostavnosti korištenja oblika u aktivnostima bilo institucija, agencija, industrije i proizvodnih poduzeća. Gosti koji reguliraju korištenje ujedinjenja i standardizacije organizacijske i administrativne dokumentacije, primjenjuju se na:

• Uredba;
• nalozi i upute;
• otopine;
• protokola;
• djela;
• slova.

Pisma fiksna adresa administrativne i organizacijske mjere, uključujući upravljanje, koordinaciju i održavanje:

• tijela javne vlasti subjekata Ruske Federacije (u popisu predmeta uključuje autonomne regije i republike, zakon koji, zajedno s ruskom nacionalnom jeziku instaliran uglavnom);
• društva i udruge, bez obzira na njihov oblik vlasništva i organizacijsko-pravne aktivnosti.

GOST uspostavlja ne samo sastav detalja, ali je zahtjeve za dizajn i proizvodnju, čuvanje, korištenje i očuvanje oblika prisutna s grbom Ruske Federacije i Državnog grbom ispitanika. Primjena GOST je shematski prikaz detalja.