Što je elektronički upravljanje dokumentima

Činjenica da je prije 10 godina kao iznimku od pravila, sada postaje norma. To se odnosi na tolikim područjima ljudskog života - posebno poslovnom sektoru.

Uostalom, bez obzira na to koliko brzo tempom napretka, dokumenti su bili i još uvijek su vrlo važna, možda i najvažniji dio gospodarskih i komercijalnih aktivnosti, poput velikih poduzeća i privatne poduzetnike koji nemaju čak zaposlenika. Elektronska evidencija - pojam koji se sve više koristi u svim područjima djelovanja, a nitko nije iznenađen.

Zašto? Budući da su dokumenti doslovno koraci popraviti cijeli proces djelovanja, sve informacije potrebne za učinkovit rad.

Dokumenti, posebno sa svojim velikim količinama, dugo je bio svojevrsni kamen spoticanja i razlog za šalu kao smiješno, a nije tako.

Gubitak dokumenata, oklijevanje i pogreške u dizajnu postao neka vrsta tužne tradicije. Kako bi se maksimalno izbjegle gore navedene probleme i kako bi se ubrzao proces dokumentoobrazovaniya, većina velikih i srednjih poduzeća je aktivno prelazi na elektronsko upravljanje dokumentima i elektronskog upravljanja dokumentima u cjelini.

Ta dva pojma, iako potječe jedna od druge, ali svejedno, nisu isti. Papirologija - proces direktna tvorevina i organizacija rada s njim daljnje pretraživanje, skladištenje i kontrolu kretanja dokumentima.

Naime, proces kretanja je ono što se obično naziva dokumenta od trenutka stvaranja ili ispisanom prije kraja njim.

Taj isti posao kao ona kontrolira proces koji se zove uredu uprave.

Službeno, ova terminologija zvuči pomalo zastrašujuće, ali u velikim poduzećima obilje papirnatih dokumenata i izgleda za povlačenjem puno problema, i velike i male. I to je ono što čini čak i najkonzervativniji vođe prevesti svoje papire u elektroničkim tračnice, koji pokrivaju cijeli proces „i iz”.

No, ispostavilo se, to je u post-sovjetskim zemljama nije tako lako! Za dugo vremena elektronički zapis čuvanje, s jedne strane - je pozdravio, s druge strane - to nije imao dovoljno pravnu snagu. Situacija je uvelike olakšalo uvođenje elektroničkog potpisa, koji je postao svojevrsna garancija autentičnosti i valjanosti dokumenta.

Tehničke poteškoće još dosta. Polazeći od programskih nedostataka, a završava s raznim internim politikama (posebno privatnih) poduzeća. Uostalom, za pravilnu razmjenu dokumenata u elektroničkom obliku, na taj način bi trebao raditi obje ugovorne strane, što u praksi ne događa uvijek.

Zbog toga, ali i zbog konzervativnog želje da „sigurne” elektroničkih dokumenata često se taloži na policama u obliku svojih papirnatih primjeraka. Ali ipak, oni postaju manje vidljive. To je, uz automatizaciju stvaranje dokumenata i pomoć u nadzoru kretanja, čini cijeli proces tijeka znatno brže, što znači - na snazi. Osim toga, značajno štedi prostor u sobi.